Excel và dữ liệu
Xác thực dữ liệu: cách rẻ nhất để chặn dữ liệu xấu ngay ở cửa
Hầu hết lỗi bảng tính bắt đầu từ một lỗi gõ phím. Xác thực dữ liệu của Excel có thể ngăn nhiều lỗi trước khi chúng vào trang tính.
Phòng ngừa, đừng chỉ phát hiện
Kiểm tra lỗi trong một trang tính sau khi sự việc đã xảy ra thì chậm. Rẻ hơn là chặn một mục nhập sai ngay khi nó được gõ. Xác thực dữ liệu của Excel cho phép bạn đặt quy tắc cho một ô hoặc một vùng để chỉ chấp nhận các giá trị hợp lệ.
Các quy tắc bạn có thể đặt
Theo tài liệu của Microsoft, bạn có thể cho phép số nguyên, số thập phân, mục trong danh sách, ngày, giờ, văn bản có độ dài nhất định, hoặc các giá trị thỏa một công thức tùy chỉnh. Bạn cũng có thể hiển thị thông báo nhập khi chọn một ô và thông báo lỗi khi mục nhập vi phạm quy tắc. Một danh sách thả xuống cho trạng thái, nền tảng hoặc nhóm sản phẩm loại bỏ cả một nhóm biến thể chính tả sau này làm sai lệch tổng.
Biết giới hạn
Xác thực có thể áp dụng cho các ô đã chứa dữ liệu, nhưng Excel không tự động đánh dấu các mục hiện có vi phạm quy tắc mới. Phần trợ giúp của Microsoft mô tả công cụ Khoanh tròn dữ liệu không hợp lệ để tìm chúng. Cài đặt xác thực cũng không thể thay đổi khi sổ làm việc đang được chia sẻ hoặc trang tính được bảo vệ, nên hãy lên kế hoạch cho các quy tắc trước khi chia sẻ tệp. Và xác thực chỉ kiểm tra những gì được gõ, không kiểm tra xem các công thức phía sau có đúng không.
Biến nó thành thói quen
Khi chúng tôi xây các trang nhập liệu cho công cụ Excel của mình, mỗi ô nhập đều có quy tắc và một gợi ý ngắn, và mỗi danh sách đều đến từ một bảng nguồn duy nhất. Lúc đầu tốn một chút thời gian nhưng sau này tiết kiệm nhiều hơn rất nhiều.
