ایکسل اور ڈیٹا
ڈیٹا کی توثیق: خراب ڈیٹا کو دروازے پر روکنے کا سب سے سستا طریقہ
اسپریڈ شیٹ کی زیادہ تر غلطیاں ٹائپنگ کی چوک سے شروع ہوتی ہیں۔ ایکسل کی ڈیٹا توثیق ان میں سے بہت سی کو شیٹ میں داخل ہونے سے پہلے روک سکتی ہے۔
صرف پکڑیں نہیں، روکیں
بعد میں شیٹ میں غلطیاں تلاش کرنا سست ہے۔ غلط اندراج کو ٹائپ ہوتے ہی روکنا سستا ہے۔ ایکسل کی ڈیٹا توثیق آپ کو کسی خانے یا رینج کے لیے قاعدہ مقرر کرنے دیتی ہے تاکہ صرف قابلِ قبول اقدار ہی داخل ہوں۔
وہ قواعد جو آپ مقرر کر سکتے ہیں
مائیکروسافٹ کی دستاویزات کے مطابق آپ مکمل اعداد، اعشاریے، فہرست کے آئٹم، تاریخیں، اوقات، مخصوص لمبائی کا متن، یا ایسی اقدار کی اجازت دے سکتے ہیں جو کسی حسبِ ضرورت فارمولے کو پورا کریں۔ آپ خانہ منتخب ہونے پر ان پٹ پیغام اور اندراج کے قاعدہ توڑنے پر غلطی کا پیغام بھی دکھا سکتے ہیں۔ حیثیت، پلیٹ فارم یا پروڈکٹ کی قسم کے لیے ڈراپ ڈاؤن فہرست املا کے فرق کی پوری ایک قسم ختم کر دیتی ہے جو بعد میں مجموعے بگاڑتی ہے۔
حدود جانیں
توثیق ان خانوں پر بھی لگائی جا سکتی ہے جن میں پہلے سے ڈیٹا ہو، لیکن ایکسل نئے قاعدے کو توڑنے والے موجودہ اندراجات کو خود بخود نشان زد نہیں کرتا۔ مائیکروسافٹ کی مدد انہیں ڈھونڈنے کے لیے غلط ڈیٹا پر دائرہ لگائیں ٹول بتاتی ہے۔ جب ورک بک شیئر ہو یا شیٹ محفوظ ہو تو توثیق کی ترتیبات بدلی بھی نہیں جا سکتیں، اس لیے فائل شیئر کرنے سے پہلے قواعد کی منصوبہ بندی کریں۔ اور توثیق صرف وہی جانچتی ہے جو ٹائپ کیا گیا، یہ نہیں کہ پیچھے کے فارمولے درست ہیں یا نہیں۔
اسے عادت بنائیں
جب ہم اپنے ایکسل ٹولز کے لیے ان پٹ شیٹس بناتے ہیں تو ہر اندراج کے خانے میں ایک قاعدہ اور مختصر ہدایت ہوتی ہے، اور ہر فہرست ایک ہی ماخذ جدول سے آتی ہے۔ شروع میں تھوڑا وقت لگتا ہے اور بعد میں بہت زیادہ بچتا ہے۔
