Excel et données
Validation des données : le moyen le moins cher d'arrêter les mauvaises données à la porte
La plupart des erreurs de tableur naissent d'une faute de frappe. La validation des données d'Excel peut en empêcher beaucoup avant qu'elles n'entrent dans la feuille.
Prévenir, pas seulement détecter
Vérifier une feuille après coup est long. Il est moins coûteux d'arrêter une mauvaise saisie au moment où elle est tapée. La validation des données d'Excel permet de définir une règle pour une cellule ou une plage afin que seules des valeurs acceptables soient autorisées.
Les règles que vous pouvez définir
D'après la documentation de Microsoft, vous pouvez autoriser des nombres entiers, des nombres décimaux, des éléments d'une liste, des dates, des heures, du texte d'une certaine longueur ou des valeurs qui satisfont une formule personnalisée. Vous pouvez aussi afficher un message de saisie lorsqu'une cellule est sélectionnée et un message d'erreur lorsqu'une saisie enfreint la règle. Une liste déroulante pour l'état, la plateforme ou la catégorie de produit supprime toute une catégorie de variantes d'orthographe qui faussent ensuite les totaux.
Connaître les limites
La validation peut être appliquée à des cellules qui contiennent déjà des données, mais Excel ne signale pas automatiquement les entrées existantes qui enfreignent la nouvelle règle. L'aide de Microsoft décrit l'outil Entourer les données non valides pour les retrouver. Les paramètres de validation ne peuvent pas non plus être modifiés lorsqu'un classeur est partagé ou qu'une feuille est protégée ; prévoyez donc les règles avant de partager le fichier. Et la validation ne contrôle que ce qui est saisi, pas l'exactitude des formules derrière.
En faire une habitude
Quand nous créons des feuilles de saisie pour nos outils Excel, chaque cellule de saisie a une règle et une courte invite, et chaque liste provient d'une seule table source. Cela prend un peu de temps au début et en fait gagner beaucoup plus ensuite.
