Excel и данные
Проверка данных: самый дешёвый способ остановить плохие данные на входе
Большинство ошибок в таблицах начинаются с опечатки. Проверка данных в Excel может предотвратить многие из них до попадания в таблицу.
Предотвращать, а не только находить
Искать ошибки в таблице постфактум — долго. Дешевле остановить неверный ввод в момент набора. Проверка данных в Excel позволяет задать правило для ячейки или диапазона, чтобы допускались только приемлемые значения.
Какие правила можно задать
Согласно документации Microsoft, можно разрешить целые числа, десятичные числа, элементы списка, даты, время, текст определённой длины или значения, удовлетворяющие пользовательской формуле. Можно также показывать сообщение при выборе ячейки и сообщение об ошибке, когда ввод нарушает правило. Выпадающий список для статуса, платформы или категории товара устраняет целый класс вариантов написания, которые потом портят итоги.
Знайте ограничения
Проверку можно применять к ячейкам, уже содержащим данные, но Excel не отмечает автоматически существующие записи, нарушающие новое правило. Справка Microsoft описывает инструмент «Обвести неверные данные» для их поиска. Параметры проверки также нельзя менять, пока книга находится в общем доступе или лист защищён, поэтому планируйте правила до того, как поделитесь файлом. И проверка контролирует только то, что вводится, а не правильность формул за ним.
Сделайте это привычкой
Когда мы создаём листы ввода для наших инструментов Excel, у каждой ячейки ввода есть правило и короткая подсказка, а каждый список берётся из одной исходной таблицы. В начале это занимает немного времени, а потом экономит гораздо больше.
