एक्सेल और डेटा
डेटा सत्यापन: खराब डेटा को दरवाज़े पर रोकने का सबसे सस्ता तरीका
स्प्रेडशीट की ज़्यादातर गलतियाँ टाइपिंग की चूक से शुरू होती हैं। एक्सेल का डेटा सत्यापन उनमें से कई को शीट में आने से पहले रोक सकता है।
सिर्फ़ पकड़ें नहीं, रोकें
बाद में शीट में गलतियाँ ढूँढना धीमा है। गलत प्रविष्टि को टाइप होते ही रोक देना सस्ता है। एक्सेल का डेटा सत्यापन आपको किसी सेल या रेंज के लिए नियम तय करने देता है, ताकि सिर्फ़ स्वीकार्य मान ही दर्ज हों।
जो नियम आप तय कर सकते हैं
माइक्रोसॉफ़्ट के दस्तावेज़ों के अनुसार आप पूर्ण संख्याएँ, दशमलव, सूची के आइटम, तारीख़ें, समय, किसी निश्चित लंबाई का पाठ, या किसी कस्टम फ़ॉर्मूले को पूरा करने वाले मान अनुमत कर सकते हैं। आप सेल चुने जाने पर इनपुट संदेश और प्रविष्टि के नियम तोड़ने पर त्रुटि संदेश भी दिखा सकते हैं। स्थिति, प्लेटफ़ॉर्म या उत्पाद श्रेणी के लिए ड्रॉप-डाउन सूची वर्तनी के उन भेदों की पूरी श्रेणी हटा देती है जो बाद में कुल बिगाड़ते हैं।
सीमाएँ जानें
सत्यापन उन सेल पर लागू किया जा सकता है जिनमें पहले से डेटा है, पर एक्सेल नए नियम को तोड़ने वाली मौजूदा प्रविष्टियों को अपने आप चिह्नित नहीं करता। माइक्रोसॉफ़्ट की सहायता उन्हें ढूँढने के लिए अमान्य डेटा पर गोला बनाएँ टूल बताती है। जब वर्कबुक साझा हो या शीट सुरक्षित हो, तब सत्यापन सेटिंग बदली भी नहीं जा सकती, इसलिए फ़ाइल साझा करने से पहले नियमों की योजना बना लें। और सत्यापन सिर्फ़ वही जाँचता है जो टाइप किया गया, यह नहीं कि पीछे के फ़ॉर्मूले सही हैं या नहीं।
इसे आदत बनाएँ
जब हम अपने एक्सेल टूल के लिए इनपुट शीट बनाते हैं, तो हर प्रविष्टि सेल में एक नियम और एक छोटा संकेत होता है, और हर सूची एक ही स्रोत तालिका से आती है। शुरू में थोड़ा समय लगता है और बाद में बहुत ज़्यादा बचता है।
