Excel e dati
Convalida dei dati: il modo più economico per fermare i dati sbagliati alla porta
La maggior parte degli errori nei fogli di calcolo nasce da un errore di battitura. La convalida dei dati di Excel può prevenirne molti prima che entrino nel foglio.
Prevenire, non solo rilevare
Controllare un foglio in cerca di errori a posteriori è lento. È più economico fermare un inserimento sbagliato mentre viene digitato. La convalida dei dati di Excel permette di impostare una regola per una cella o un intervallo in modo che siano ammessi solo valori accettabili.
Le regole che può impostare
Secondo la documentazione di Microsoft, può consentire numeri interi, decimali, voci di un elenco, date, ore, testo di una certa lunghezza o valori che soddisfano una formula personalizzata. Può anche mostrare un messaggio di input quando una cella viene selezionata e un messaggio di errore quando un inserimento viola la regola. Un elenco a discesa per stato, piattaforma o categoria di prodotto elimina un'intera classe di varianti di scrittura che poi rovinano i totali.
Conoscere i limiti
La convalida può essere applicata a celle che contengono già dati, ma Excel non segnala automaticamente le voci esistenti che violano la nuova regola. La guida di Microsoft descrive lo strumento Cerchia dati non validi per trovarle. Le impostazioni di convalida non si possono inoltre modificare mentre una cartella è condivisa o un foglio è protetto, quindi pianifichi le regole prima di condividere il file. E la convalida controlla solo ciò che viene digitato, non se le formule sottostanti sono corrette.
Farne un'abitudine
Quando costruiamo fogli di input per i nostri strumenti Excel, ogni cella di input ha una regola e un breve suggerimento, e ogni elenco proviene da un'unica tabella di origine. All'inizio richiede un po' di tempo e dopo ne fa risparmiare molto di più.
