Excelとデータ
データの入力規則：不正なデータを入口で止める最も安価な方法
表計算の誤りの多くは入力ミスから始まります。Excelのデータの入力規則は、その多くをシートに入る前に防げます。
検出だけでなく予防を
シートの誤りを後から確認するのは時間がかかります。誤った入力は、打ち込まれた時点で止めるほうが安上がりです。Excelのデータの入力規則を使うと、セルや範囲にルールを設定して、許容できる値だけを受け付けられます。
設定できるルール
マイクロソフトのドキュメントによれば、整数、小数、リストの項目、日付、時刻、特定の長さの文字列、またはユーザー設定の数式を満たす値を許可できます。セルを選択したときに入力メッセージを、入力がルールに反したときにエラーメッセージを表示することもできます。ステータス、プラットフォーム、商品カテゴリにドロップダウンリストを使うと、あとで合計を狂わせる表記ゆれの一群をなくせます。
限界を知る
入力規則はすでにデータが入っているセルにも適用できますが、Excelは新しいルールに反する既存の入力を自動では示しません。マイクロソフトのヘルプには、それを見つける「無効なデータを丸で囲む」ツールが説明されています。また、ブックが共有されている間やシートが保護されている間は、入力規則の設定を変更できません。ファイルを共有する前にルールを計画しておきましょう。そして入力規則が確認するのは入力された内容だけで、背後の数式が正しいかどうかではありません。
習慣にする
私たちのExcelツールの入力シートを作るとき、すべての入力セルにルールと短い入力メッセージがあり、すべてのリストは一つのソーステーブルから取られます。最初に少し時間がかかりますが、あとでずっと多くの時間を節約できます。
