Excel & Daten
Datenüberprüfung: Der günstigste Weg, falsche Daten an der Tür zu stoppen
Die meisten Tabellenfehler beginnen als Tippfehler. Die Datenüberprüfung von Excel kann viele davon verhindern, bevor sie ins Blatt gelangen.
Vorbeugen, nicht nur erkennen
Ein Blatt nachträglich auf Fehler zu prüfen ist langsam. Es ist günstiger, eine falsche Eingabe beim Tippen zu stoppen. Mit der Datenüberprüfung in Excel legen Sie für eine Zelle oder einen Bereich eine Regel fest, sodass nur zulässige Werte erlaubt sind.
Die Regeln, die Sie festlegen können
Laut Microsofts Dokumentation können Sie ganze Zahlen, Dezimalzahlen, Einträge aus einer Liste, Datumsangaben, Uhrzeiten, Text bestimmter Länge oder Werte zulassen, die eine benutzerdefinierte Formel erfüllen. Außerdem können Sie eine Eingabemeldung anzeigen, wenn eine Zelle ausgewählt wird, und eine Fehlermeldung, wenn eine Eingabe die Regel verletzt. Eine Dropdown-Liste für Status, Plattform oder Produktkategorie beseitigt eine ganze Klasse von Schreibvarianten, die später Summen verfälschen.
Die Grenzen kennen
Die Überprüfung kann auf Zellen angewendet werden, die bereits Daten enthalten, doch Excel markiert bestehende Einträge, die die neue Regel verletzen, nicht automatisch. Microsofts Hilfe beschreibt das Werkzeug Ungültige Daten umkreisen, um sie zu finden. Überprüfungseinstellungen lassen sich außerdem nicht ändern, solange eine Arbeitsmappe freigegeben oder ein Blatt geschützt ist; planen Sie die Regeln daher, bevor Sie die Datei teilen. Und die Überprüfung kontrolliert nur, was eingetippt wird, nicht ob die Formeln dahinter stimmen.
Zur Gewohnheit machen
Wenn wir Eingabeblätter für unsere Excel-Werkzeuge bauen, hat jede Eingabezelle eine Regel und einen kurzen Hinweis, und jede Liste stammt aus einer einzigen Quelltabelle. Das kostet am Anfang etwas Zeit und spart später viel mehr.
