এক্সেল ও ডেটা
ডেটা যাচাইকরণ: খারাপ ডেটাকে দরজাতেই ঠেকানোর সবচেয়ে সস্তা উপায়
স্প্রেডশিটের বেশির ভাগ ভুল শুরু হয় টাইপের ভুল দিয়ে। এক্সেলের ডেটা যাচাইকরণ তাদের অনেকগুলো শিটে ঢোকার আগেই ঠেকাতে পারে।
শুধু শনাক্ত নয়, প্রতিরোধ করুন
পরে শিটে ভুল খোঁজা ধীর। ভুল এন্ট্রি টাইপ হওয়ার মুহূর্তেই থামানো সস্তা। এক্সেলের ডেটা যাচাইকরণ আপনাকে একটি ঘর বা পরিসরের জন্য নিয়ম ঠিক করতে দেয়, যাতে শুধু গ্রহণযোগ্য মান ঢোকে।
যে নিয়মগুলো আপনি ঠিক করতে পারেন
মাইক্রোসফটের নথি অনুযায়ী আপনি পূর্ণসংখ্যা, দশমিক, তালিকার আইটেম, তারিখ, সময়, নির্দিষ্ট দৈর্ঘ্যের লেখা, বা কাস্টম সূত্র পূরণ করা মান অনুমোদন করতে পারেন। ঘর নির্বাচন করলে ইনপুট বার্তা এবং এন্ট্রি নিয়ম ভাঙলে ত্রুটি বার্তাও দেখানো যায়। স্থিতি, প্ল্যাটফর্ম বা পণ্যের শ্রেণির জন্য ড্রপ-ডাউন তালিকা বানানের এমন একটি গোটা শ্রেণির ভিন্নতা দূর করে, যা পরে মোট নষ্ট করে।
সীমাগুলো জানুন
যাচাইকরণ এমন ঘরেও প্রয়োগ করা যায় যেখানে আগে থেকে ডেটা আছে, কিন্তু নতুন নিয়ম ভাঙা বিদ্যমান এন্ট্রিগুলো এক্সেল নিজে থেকে চিহ্নিত করে না। মাইক্রোসফটের সহায়তা সেগুলো খুঁজতে অবৈধ ডেটা ঘিরে বৃত্ত আঁকুন টুলের কথা বলে। ওয়ার্কবুক শেয়ার করা বা শিট সুরক্ষিত থাকলে যাচাইকরণ সেটিংও বদলানো যায় না, তাই ফাইল শেয়ার করার আগে নিয়ম পরিকল্পনা করুন। আর যাচাইকরণ শুধু যা টাইপ হয় তাই দেখে, পেছনের সূত্রগুলো ঠিক কি না তা নয়।
এটিকে অভ্যাসে পরিণত করুন
আমাদের এক্সেল টুল-এর জন্য ইনপুট শিট বানানোর সময় প্রতিটি ইনপুট ঘরে একটি নিয়ম ও একটি ছোট নির্দেশ থাকে, আর প্রতিটি তালিকা আসে একটি একক উৎস টেবিল থেকে। শুরুতে একটু সময় লাগে, পরে অনেক বেশি বাঁচে।
