Excel y datos
Validación de datos: la forma más barata de frenar los datos erróneos en la puerta
La mayoría de los errores en hojas de cálculo empiezan como una errata. La validación de datos de Excel puede evitar muchos antes de que entren en la hoja.
Prevenir, no solo detectar
Revisar una hoja en busca de errores a posteriori es lento. Es más barato frenar una entrada errónea cuando se teclea. La validación de datos de Excel le permite fijar una regla para una celda o un rango, de modo que solo se admitan los valores aceptables.
Las reglas que puede definir
Según la documentación de Microsoft, puede permitir números enteros, decimales, elementos de una lista, fechas, horas, texto de cierta longitud o valores que cumplan una fórmula personalizada. También puede mostrar un mensaje de entrada al seleccionar una celda y un mensaje de error cuando una entrada incumple la regla. Una lista desplegable para estado, plataforma o categoría de producto elimina toda una clase de variaciones ortográficas que después rompen los totales.
Conozca los límites
La validación se puede aplicar a celdas que ya contienen datos, pero Excel no marca automáticamente las entradas existentes que incumplen la nueva regla. La ayuda de Microsoft describe la herramienta Rodear con un círculo datos no válidos para encontrarlas. Además, la configuración de validación no se puede cambiar mientras un libro está compartido o una hoja está protegida, así que planifique las reglas antes de compartir el archivo. Y la validación solo comprueba lo que se escribe, no si las fórmulas que hay detrás son correctas.
Hágalo un hábito
Cuando creamos hojas de entrada para nuestras herramientas de Excel, cada celda de entrada tiene una regla y un breve aviso, y cada lista procede de una única tabla de origen. Lleva un poco de tiempo al principio y ahorra mucho más después.
