Tự động hóa AI
Tự động hóa tài liệu: từ hóa đơn và email đến dữ liệu sạch
Phần lớn thời gian văn phòng dành cho việc gõ lại thông tin vốn đã có trong tài liệu. Tự động hóa có thể đọc nó, nhưng cần một người xác nhận.
Vấn đề gõ lại
Nhiều công việc hành chính là chuyển thông tin từ nơi này sang nơi khác: hóa đơn nhà cung cấp vào bảng kế toán, email khách hàng vào danh sách đơn hàng, phiếu giao hàng vào tệp tồn kho. Thông tin đã có sẵn. Công sức nằm ở việc sao chép, và mỗi lần sao chép là một cơ hội gõ sai.
Tự động hóa làm tốt điều gì
Xử lý tài liệu hiện đại có thể đọc tệp PDF hoặc email, tìm các trường bạn cần như nhà cung cấp, ngày, các dòng hàng và tổng, rồi đặt vào một bảng có cấu trúc. Vì đầu ra có hình dạng cố định, nó có thể được kiểm tra tự động: các dòng hàng có cộng đúng tổng không, ngày có hợp lý không, nhà cung cấp đã quen biết chưa?
Giữ một bước xem xét
Việc trích xuất mang tính xác suất, nên thiết kế hợp lý là đưa kết quả vào hàng chờ xem xét thay vì ghi thẳng vào hồ sơ của bạn. Các mục vượt qua kiểm tra tự động có thể được duyệt hàng loạt, còn các mục bất thường được gắn cờ cho một người. Điều này theo cách tiếp cận chung của Khung quản lý rủi ro AI của NIST, một khung tự nguyện coi AI là rủi ro cần được quản lý và đo lường chứ không phải thứ để tin tưởng mù quáng.
Trong thực tế trông như thế nào
Một dự án đầu tiên tốt thì hẹp: một loại tài liệu, một đích đến, một người xem xét. Tại MayTech Labs, chúng tôi xây dựng loại tự động hóa này thành một chuỗi xử lý nhỏ cộng với màn hình xem xét đơn giản, để thời gian tiết kiệm được hiện rõ ngay từ tuần đầu tiên.
