AI自動化
文書の自動化：請求書やメールからきれいなデータへ
事務作業の時間の多くは、すでに文書にある情報を打ち直すことに使われています。自動化は読み取れますが、確認するのは人であるべきです。
打ち直しという問題
事務作業の多くは、情報をある場所から別の場所へ移すことです。取引先の請求書を会計表へ、顧客のメールを注文リストへ、納品書を在庫ファイルへ。情報はすでに存在しています。手間はコピーにあり、コピーのたびに入力ミスの機会が生まれます。
自動化が得意なこと
最近の文書処理は、PDFやメールを読み取り、取引先、日付、明細、合計といった必要な項目を見つけて、構造化された表に入れることができます。出力の形が決まっているため、自動でチェックできます。明細の合計は総額と合っているか、日付は妥当か、取引先はすでに登録済みか、といった具合です。
確認のステップを残す
抽出は確率的なものなので、結果を直接記録に書き込むのではなく、確認待ちの状態に置くのが賢明な設計です。自動チェックを通過した項目はまとめて承認でき、通常と異なるものは人に回すよう印を付けます。これは、AIを盲目的に信頼するものではなく管理し測定すべきリスクとして扱う自主的な枠組みである、NISTのAIリスクマネジメントフレームワークの基本的な考え方に沿っています。
実際にはどうなるか
最初のプロジェクトは範囲を絞るのがよいでしょう。文書の種類は一つ、出力先は一つ、確認者は一人です。MayTech Labsでは、この種の自動化を小さな処理の流れとシンプルな確認画面として構築し、節約できた時間が最初の週から見えるようにしています。
