Automação com IA
Automação de documentos: de faturas e e-mails a dados limpos
Grande parte do tempo administrativo é gasta redigitando informações que já existem em um documento. A automação pode lê-las, mas uma pessoa deve confirmá-las.
O problema de redigitar
Boa parte do trabalho administrativo é mover informações de um lugar para outro: uma fatura de fornecedor para uma planilha contábil, um e-mail de cliente para uma lista de pedidos, uma nota de entrega para um arquivo de estoque. A informação já existe. O esforço está em copiá-la, e cada cópia é uma chance de erro de digitação.
O que a automação faz bem
O processamento moderno de documentos consegue ler um PDF ou um e-mail, encontrar os campos que interessam, como fornecedor, data, itens e totais, e colocá-los em uma tabela estruturada. Como o resultado tem uma forma fixa, ele pode ser verificado automaticamente: os itens somam o total, a data faz sentido, o fornecedor já é conhecido?
Mantenha uma etapa de revisão
A extração é probabilística, então o projeto sensato é deixar os resultados em fila para revisão em vez de gravá-los diretamente nos seus registros. As entradas que passam nas verificações automáticas podem ser aprovadas em lote, e as incomuns são sinalizadas para uma pessoa. Isso segue a abordagem geral da Estrutura de Gerenciamento de Riscos de IA do NIST, uma estrutura voluntária que trata a IA como um risco a ser gerido e medido, e não como algo em que se confia cegamente.
Como fica na prática
Um bom primeiro projeto é restrito: um tipo de documento, um destino, um revisor. Na MayTech Labs, montamos esse tipo de automação como um pequeno fluxo de processamento mais uma tela de revisão simples, de modo que o tempo economizado fique visível desde a primeira semana.
