KI-Automatisierung
Dokumentenautomatisierung: Von Rechnungen und E-Mails zu sauberen Daten
Ein großer Teil der Verwaltungszeit geht dafür drauf, Informationen neu abzutippen, die in einem Dokument bereits vorhanden sind. Automatisierung kann sie lesen, aber ein Mensch sollte sie bestätigen.
Das Problem des Abtippens
Ein Großteil der Verwaltungsarbeit besteht darin, Informationen von einem Ort an einen anderen zu übertragen: eine Lieferantenrechnung in eine Buchhaltungstabelle, eine Kunden-E-Mail in eine Auftragsliste, einen Lieferschein in eine Bestandsdatei. Die Information ist bereits da. Der Aufwand liegt im Kopieren, und jede Kopie ist eine Chance für einen Tippfehler.
Was Automatisierung gut kann
Moderne Dokumentenverarbeitung kann ein PDF oder eine E-Mail lesen, die gewünschten Felder wie Lieferant, Datum, Positionen und Summen finden und in einer strukturierten Tabelle ablegen. Weil das Ergebnis eine feste Form hat, lässt es sich automatisch prüfen: Ergeben die Positionen die Gesamtsumme, ist das Datum plausibel, ist der Lieferant bereits bekannt?
Einen Prüfschritt beibehalten
Die Extraktion ist probabilistisch, daher ist es sinnvoll, Ergebnisse zur Prüfung bereitzustellen, statt sie direkt in Ihre Datensätze zu schreiben. Einträge, die die automatischen Prüfungen bestehen, können gesammelt freigegeben werden, ungewöhnliche werden für eine Person markiert. Das folgt dem allgemeinen Ansatz des NIST AI Risk Management Framework, eines freiwilligen Rahmenwerks, das KI als ein zu steuerndes und zu messendes Risiko behandelt und nicht als etwas, dem man blind vertraut.
Wie es in der Praxis aussieht
Ein gutes erstes Projekt ist eng gefasst: ein Dokumenttyp, ein Ziel, eine prüfende Person. Bei MayTech Labs bauen wir diese Art von Automatisierung als kleine Verarbeitungskette mit einer einfachen Prüfmaske, sodass die gesparte Zeit schon ab der ersten Woche sichtbar ist.
