اے آئی آٹومیشن
دستاویزی آٹومیشن: انوائس اور ای میل سے صاف ڈیٹا تک
دفتری وقت کا بڑا حصہ اس معلومات کو دوبارہ ٹائپ کرنے میں جاتا ہے جو دستاویز میں پہلے سے موجود ہے۔ آٹومیشن اسے پڑھ سکتی ہے، مگر تصدیق کسی شخص کو کرنی چاہیے۔
دوبارہ ٹائپ کرنے کا مسئلہ
انتظامی کام کا بڑا حصہ معلومات کو ایک جگہ سے دوسری جگہ منتقل کرنا ہے: سپلائر کا انوائس اکاؤنٹنگ شیٹ میں، گاہک کی ای میل آرڈر لسٹ میں، ڈیلیوری نوٹ اسٹاک فائل میں۔ معلومات پہلے سے موجود ہے۔ محنت نقل کرنے میں ہے، اور ہر نقل ٹائپنگ کی غلطی کا ایک موقع ہے۔
آٹومیشن کیا اچھا کرتی ہے
جدید دستاویزی پروسیسنگ پی ڈی ایف یا ای میل پڑھ سکتی ہے، آپ کے مطلوبہ خانے جیسے سپلائر، تاریخ، لائن آئٹم اور مجموعے تلاش کر سکتی ہے، اور انہیں منظم جدول میں رکھ سکتی ہے۔ چونکہ آؤٹ پٹ کی شکل مقررہ ہوتی ہے، اسے خودکار طور پر جانچا جا سکتا ہے: کیا لائن آئٹم کل کے برابر ہیں، کیا تاریخ معقول ہے، کیا سپلائر پہلے سے معلوم ہے؟
جائزے کا ایک مرحلہ رکھیں
استخراج امکانی ہوتا ہے، اس لیے معقول ڈیزائن یہ ہے کہ نتائج کو براہِ راست آپ کے ریکارڈ میں لکھنے کے بجائے جائزے کے لیے روک لیا جائے۔ جو اندراجات خودکار جانچ پاس کر لیں انہیں اکٹھے منظور کیا جا سکتا ہے، اور غیر معمولی اندراجات کسی شخص کے لیے نشان زد کیے جاتے ہیں۔ یہ این آئی ایس ٹی کے اے آئی رسک مینجمنٹ فریم ورک کے عمومی طریقے کے مطابق ہے، جو ایک رضاکارانہ فریم ورک ہے اور اے آئی کو ایسے خطرے کے طور پر دیکھتا ہے جسے سنبھالا اور ناپا جائے، نہ کہ ایسی چیز کے طور پر جس پر آنکھ بند کر کے بھروسا کیا جائے۔
عملی طور پر یہ کیسا لگتا ہے
ایک اچھا پہلا منصوبہ تنگ ہوتا ہے: ایک دستاویزی قسم، ایک منزل، ایک جائزہ لینے والا۔ MayTech Labs میں ہم اس طرح کی آٹومیشن کو ایک چھوٹی پروسیسنگ زنجیر اور سادہ جائزہ اسکرین کے طور پر بناتے ہیں، تاکہ بچایا ہوا وقت پہلے ہفتے سے نظر آئے۔
