Automazione con IA
Automazione dei documenti: da fatture ed e-mail a dati puliti
Gran parte del tempo d'ufficio se ne va nel digitare di nuovo informazioni che esistono già in un documento. L'automazione può leggerle, ma una persona deve confermarle.
Il problema di digitare di nuovo
Gran parte del lavoro amministrativo consiste nel trasferire informazioni da un posto all'altro: una fattura fornitore in un foglio contabile, un'e-mail di un cliente in un elenco ordini, un documento di consegna in un file di magazzino. L'informazione esiste già. La fatica sta nel copiarla, e ogni copia è un'occasione per un errore di battitura.
Cosa fa bene l'automazione
L'elaborazione moderna dei documenti può leggere un PDF o un'e-mail, trovare i campi che interessano, come fornitore, data, righe e totali, e collocarli in una tabella strutturata. Poiché l'output ha una forma fissa, può essere controllato automaticamente: le righe sommano al totale, la data ha senso, il fornitore è già noto?
Mantenere un passaggio di revisione
L'estrazione è probabilistica, quindi la scelta di progetto sensata è mettere i risultati in coda per la revisione invece di scriverli direttamente nei suoi archivi. Le voci che superano i controlli automatici si possono approvare in blocco e quelle insolite vengono segnalate a una persona. Questo segue l'approccio generale del Quadro di gestione del rischio dell'IA del NIST, un quadro volontario che tratta l'IA come un rischio da gestire e misurare e non come qualcosa di cui fidarsi ciecamente.
Come appare in pratica
Un buon primo progetto è circoscritto: un tipo di documento, una destinazione, un revisore. In MayTech Labs costruiamo questo tipo di automazione come una piccola catena di elaborazione più una semplice schermata di revisione, così il tempo risparmiato è visibile fin dalla prima settimana.
