এক্সেল ও ডেটা
স্প্রেডশিট যখন সিস্টেম হয়ে ওঠে: আপনি তাকে ছাড়িয়ে গেছেন, এমন পাঁচটি লক্ষণ
স্প্রেডশিট একটি চমৎকার শুরুর বিন্দু। এই পাঁচটি লক্ষণ বলে দেয় কখন একটি ওয়ার্কবুক নীরবে ব্যবসায়িক সিস্টেম হয়ে উঠেছে।
স্প্রেডশিট সমস্যা নয়
স্প্রেডশিট প্রায়ই সঠিক প্রথম টুল। এটি নমনীয়, পরিচিত এবং দ্রুত বদলানো যায়। সমস্যা শুরু হয় যখন ব্যক্তিগত হিসাব হিসেবে শুরু হওয়া একটি ওয়ার্কবুক ধীরে ধীরে সেই জায়গা হয়ে ওঠে যেখানে ব্যবসা অর্ডার, স্টক বা আর্থিক হিসাব রাখে, অথচ কেউ সেটা ঠিক করেনি।
পাঁচটি লক্ষণ
একাধিক কপি আছে। ফাইলের নাম ফাইনাল, ফাইনাল২ ও ফাইনাল-সত্যিই হলে বোঝায় কেউ নিশ্চিত নয় কোন সংস্করণ বর্তমান। শুধু একজন এটি বোঝেন। লেখক ছুটিতে থাকলে যদি কেউ ফাইল ছুঁতে সাহস না পায়, তবে সেটি একটি সিস্টেম। ফাইলের মধ্যে ডেটা হাতে কপি হয়। প্রতিটি হাতে কপি ভুল ও দেরির সুযোগ। মাস শেষের হিসাব মেলাতে দিন লাগে। ট্যাব ও ফাইল জুড়ে মোট মেলানো মানে ডেটা অনেক বেশি জায়গায় ছড়িয়ে আছে। ফাইল ধীর বা তার সীমার কাছাকাছি। একটি এক্সেল ওয়ার্কশিটে ১,০৪৮,৫৭৬ সারি ও ১৬,৩৮৪ কলাম পর্যন্ত থাকতে পারে। বেশির ভাগ ছোট ব্যবসা কখনো সেখানে পৌঁছায় না, কিন্তু অনেক সূত্রযুক্ত ভারী ওয়ার্কবুক তার অনেক আগেই ধীর ও ভঙ্গুর হয়ে যেতে পারে।
এ নিয়ে কী করবেন
আপনাকে এক্সেল ছাড়তে হবে না। প্রায়ই ব্যবহারিক পদক্ষেপ হলো মানুষ যে ইন্টারফেস জানে তা রেখে কাঠামো যোগ করা: একটি মাস্টার টেবিল, নিয়ন্ত্রিত ইনপুট ঘর, স্বয়ংক্রিয় যাচাই এবং ডেটা থেকে পড়া একটি একক ড্যাশবোর্ড। যেখানে একাধিক মানুষ একই সময়ে একই ডেটা সম্পাদনা করেন, সেখানে একটি সহজ স্ক্রিনের পেছনে ছোট ডেটাবেস নিরাপদ পছন্দ।
আমরা কোথায় আসি
MayTech Labs এমন এক্সেল টুল তৈরি করে যা ওয়ার্কবুকের পরিচিত অনুভূতি রেখে উপরের সমস্যা রোধকারী কাঠামো যোগ করে, এবং স্প্রেডশিট সত্যিই সীমায় পৌঁছালে কাস্টম টুল।
